Ofte stillede spørgsmål

På de fleste konferencer er det gratis at deltage som indlægsholder. Det vil fremgå af tilmeldingen til konferencen, om det er tilfældet. Er det en større konference over flere dage, kan man i stedet få rabat ved tilmeldingen til hele konferencen.

Arrangøren fastlægger regler for, hvornår man kan blive registreret som indlægsholder. Det kan du læse mere om under konferencen.

Ja, mange konferencer giver mulighed for at foreslå et indlæg, som arrangørerne så bedømmer. Nogen konferencer har kun inviterede indlægsholdere, og så er det op til arrangørerne at afgøre, om de ønsker forslag til indlæg.

Du kan se, om det er muligt at foreslå et indlæg på den enkelte konference på www.konferenceforum.dk . Så vil der være et link til tilmelding af indlæg og deadlines for tilmeldingen.

Kontakt os på info@vej-eu.dk, så kan vi hjælpe dig.

Ja, mange konferencer giver mulighed for, at et antal studerende kan deltage gratis eller til reduceret pris. Det vil fremgå af tilmeldingen, om det er muligt, og om der er knyttet nogen betingelser til at deltage som studerende. Det kan fx være at skrive en artikel, deltage i en postersession eller hjælpe til under konferencen.

På nogen konferencer er der arrangeret en udstilling. Er det tilfældet, vil der på konferencens hjemmeside være et link til booking af en stand og betingelserne for at udstille. Her finder du udstillingsplaner med placering, størrelse og pris for den enkelte stand.

Der er stor efterspørgsel på at få en stand på Vejforums udstilling. Ved fordelingen af stande søger vi at imødekomme firmaernes ønsker i det omfang, det er praktisk muligt, og der er ledige pladser.

Nej, hvis du skal se udstillingen eller møde en kollega her, vil det normalt kræve, at du er tilmeldt som deltager på konferencen. Ved registrering på konferencen får du et navneskilt, som vil give dig adgang til hele konferencen inklusive udstilling og sessioner.

Anden adgang vil kræve en specifik aftale med arrangøren. Du får så ikke et navneskilt og kan derfor blive spurgt, om du har en aftale med nogen.

Det afhænger af konferencestedet og de arrangementer, de har før og efter konferencen.

På Vejforum er der adgang til opsætning af standen fra kl. 18 dagen før konferencen. Standen skal være nedtaget senest kl. 18 den sidste konferencedag.

Salg af billetter til konferencer sker gennem TicketButler, der håndterer salget til mange deltagere i samme ordre uden oprettelse af en profil hos VEJ-EU. Billetkøberen behøver ikke selv at deltage, og navn på de købte billetter kan frit ændres.

Billetter til Vejforum sælges efter først-til-mølle-princippet. Der kan højest købes 6 billetter i én ordre.

Når du er tilmeldt konferencen og har fået din billet fra Ticketbutler, kan du vælge de sessioner, du gerne vil deltage I. Sessioner vælges af den enkelte deltager, der logger ind på sin profil på www.konferencefourm.dk.

• Brug den e-mail, som står på billetten
• Klik på den blå knap Vis min tilmelding

På fanebladet Program kan du markere, hvilke sessioner, du ønsker at deltage i. 

Du kan altid ændre dit valg af sessioner, og kan frit deltage i en session, selvom du ikke har valgt den.

Du kan selv hente din billet på www.konferenceforum.dk.

• Log ind på din profil med den e-mail, som står på billetten.
• Klik på den orange knap for den ønskede konference

Hvis du ikke kan se den orange knap kan det være fordi, billetten er købt til en anden e-mail. Kontakt VEJ-EU, hvis du er i tvivl.

Ja, navnet på de købte billetter kan frit ændres.

Det vil være muligt at annullere en ordre uden omkostninger til og med 60 dage før konferencen, herefter er tilmeldingen bindende. Det er kun muligt at annullere en samlet ordre og ikke de enkelte billetter i ordren. Efter annullering kan man købe nye billetter, hvis der er behov for det, og de er tilgængelige.

Ja, vi kan skræddersy en konference eller et seminar så det passer til lige netop jeres behov. Kombinationen af praktisk erfaring og faglig indsigt gør os til en attraktiv samarbejdspartner til din næste konference.

Et godt eksempel er Vejforum. VEJ-EU har igennem mange år arrangeret Vejforum, som er den danske vejsektors største årlige begivenhed med mere end 1.000 deltagere. Mindre kan dog gøre det – typisk vil 25-100 personer have stor glæde af at mødes til et seminar eller en workshop.

Kontakt sekretariatet og lad os diskutere mulighederne.

Den konference, du har set på vores hjemmeside, kan være fra et tidligere år, og den vil blive synlig igen og åben for tilmelding, når det nye program og dato er klar. Du kan derfor med fordel holde øje med www.konferenceforum.dk, hvor også nye konferencer løbende dukker op.

En anden årsag kan være, at konferencen har ændret navn, og du vil kunne genkende konferencens indhold under et andet navn inden for samme fagområde.

Du kan altid kontakte os på tlf. 72 17 02 17 eller på info@vej-eu.dk, hvor vi sidder klar til at hjælpe med at finde den helt rigtige konference til dig. 

De fleste hoteller tilbyder, at to personer kan dele et værelse (dobbeltværelse). Er du interesseret i det, kan du ofte købe et deleværelse til en attraktiv pris. Kollegaens e-mail skal oplyses ved køb, og det skal aftales med kollegaen. Det er en forudsætning, at kollegaen også er tilmeldt et deleværelse.

Du kan altid få en ekstra overnatning før eller efter en konference, hvis konferencestedet har ledige værelser. Du skal kontakte konferencestedet direkte og selv afregne den ekstra overnatning med dem.

På Vejforum er det muligt at tilkøbe en ekstra overnatning tirsdag INDEN Vejforum. Overnatningen vil så vidt muligt være på samme hotel og værelse, som en eventuel overnatning onsdag.

Du kan normalt ikke ændre dit valg af hotel ud over de almindelige annuleringsbetingelser, hvor det er muligt frit at afmelde sig en tilmeldt konference. Det er kun muligt at annullere en samlet ordre og ikke de enkelte billetter i ordren. Efter annullering kan man købe nye billetter, hvis der er behov for det, og de er tilgængelige.

Du kan også overdrage din plads med overnatning på konferencen til en kollega og så selv tilmelde dig konferencen uden overnatning, hvis der er plads.

Kontakt VEJ-EU, hvis du har behov for ændringer.

Der bliver sendt faktura ud senest 30 dage før, konferencen afholdes.

Skriv til faktura@vej-eu.dk, så vil vores bogholder afhjælpe problemet.

Ved manglende betaling af faktura sender vi i første omgang en rykker, og vi opkræver ikke noget gebyr. Bliver fakturaen fortsat ikke betalt, sender vi endnu en rykker, hvor vi opkræver et gebyr på 310 kr. samt 2 % rente pr. påbegyndt måned efter forfaldsdato. Denne rykker indeholder desuden inkassovarsel. 

Betales fakturaen med gebyr og renter fortsat ikke, overgår fakturaen til inkasso uden yderligere varsel.